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      國有企業采購流程外風險防控管理實踐

      來源:本站  瀏覽量:448  日期2022-06-02

      編者按:

      全流程的招標采購涉及采購計劃制訂、供應商選擇、合同簽訂和執行、貨物檢驗、貨款支付等一系列環節,每個環節都存在風險點。本文介紹了中國移動通信集團陜西有限公司梳理采購全流程內、外部風險,聚焦采購流程外的評審專家、招標代理機構、供應商、質量檢測機構“四類人群”開展流程外采購風險防控工作的經驗和成效,對相關企業進一步優化和完善全流程風險防控體系有一定的借鑒作用。

      近年來,隨著企業對招標采購流程中的風險管控手段逐步落實到位,發生在采購部門管控范圍內的采購風險得到了有效控制,招標采購活動的規范化水平逐步提高。但是,從各類審計和檢查結果來看,發生在采購流程外的問題仍較多,流程外風險日益凸顯。為此,中國移動通信集團提出了加強采購流程外風險防控的要求。為貫徹落實集團要求,中國移動通信集團陜西有限公司(以下簡稱公司)拓展采購風險防控廣度和深度,對采購全流程風險開展全面梳理和評估,根據評估結果,將采購風險管理重點從前期關注內部流程、內部角色風險防控轉向關注整個供應鏈全流程、全角色風險防控。

      2020年起,公司聚焦采購流程外的評審專家、招標代理機構、供應商、質量檢測機構“四類人群”,開展流程外采購風險防控工作。針對“四類人群”共梳理出24個風險點,制訂32項防控措施,構建起全流程采購風險防控機制,并在采購實踐中投入應用,取得了很好的管理成效。



      全流程、全角色、全方位風險識別


      (一)全方位風險識別和評估

      全流程、全角色、全方位對招標采購內、外部風險進行全面梳理,建立風險評價指數體系,對采購流程的各個環節、各個角色進行風險強弱識別,構建涉及角色的風險指數體系,開展綜合評估。

      尋源采購全流程共涉及13個主要流程節點(見圖1),每個流程節點中每個角色參與程度不同,發生風險行為的數量和產生的負面影響也不同,需根據風險種類、風險影響程度強弱等因素進行分類量化評估。經評估,采購流程內風險指數43,流程外風險指數41,流程外風險與流程內風險勢均力敵。自2020年起,公司調整了風險管理思路,在鞏固前期流程內風控成效的基礎上,著重加強了流程外風險管控,聚焦“四類人群”,有針對性地開展了采購風險管理工作。


      (二)“四類人群”主要風險

      1.評審專家的風險

      主要包括業務水平不扎實,不能嚴格按照評審辦法進行評審導致評審失誤,影響采購結果,造成采購方和投標方損失;評審專家泄露評審機密,引發不必要的異議或投訴;采購專家法律意識不強,受業主指示或接受供應商利益進行傾向打分,造成廉潔風險。

      2.代理機構的風險

      主要包括代理業務水平和服務能力不足,在組織采購實施過程中未按照國家標準法規或公司制度辦法開展采購工作,致使采購操作出現失誤;在受理供應商異議過程中,未按規定時限進行回復,造成異議升級;代理機構違規設置傾向性條款,干擾評審、泄露評審結果,造成廉潔風險。

      3.供應商的風險

      主要包括在投標或中標履約過程中弄虛作假,騙取中標,給采購人造成重大損失;在后期履約過程中不按招標文件和投標文件標準提供合規的產品或服務等。

      4.檢測機構的風險

      主要包括缺乏專業的檢測能力或檢測過程不合規導致出具錯誤的檢測結論,給采購人生產經營帶來巨大的損失;檢測機構人員與供應商勾結,泄露檢測結果,獲取非法利益,或人為的出具虛假檢測報告,造成廉潔風險等。

              


      聚焦“四類人群”,強化流程外風險管理

                                   

      (一)評審專家管理

      評審專家是采購活動中最重要的參與者,是采購過程高風險人群。如何做好評審專家管理,有效防范和規避專家在采購評審活動中風險行為的發生,對于確保采購過程合法合規,采購活動廉潔健康至關重要。公司按照“嚴入庫”“重考核”“強激勵”“重處罰”的管理思路,多措并舉不斷提升評審專家水平,防范評審工作過程中可能出現的風險。

      1.建設高質量的專家隊伍

      嚴把評審專家入庫關,保證專家水平質量。在公司采購物流系統(LIS)中上線使用專家入庫申請審批流程,申請入庫的評審專家必須在線上學習專家應知應會相關知識后,經專家認證考試合格,并經所在部門領導審批方可入庫。同時,對存量專家開展在線認證考試,考試不合格專家和長期不出席評審活動的沉默專家將進行出庫處理。開展專家評審紀律考評等系列整治活動,鍛造高質量評審專家團隊。

      2.評審全過程監控

      建設和使用省內開評標監控系統(PMS),實時記錄專家評審過程數據。評審過程全程錄音錄像,通過人臉識別對評審專家身份進行有效識別和管理。評審過程中,由PMS自動記錄評標總時長,遲到早退情況,進出評標室的時間、時長、次數等數據,平臺具備對專家不規范的行為進行智能捕捉和提醒功能,自動統計相關數據為專家履職考評提供依據。 

      3.建立專家積分體系

      公司建立專家積分體系,評審專家可通過參加采購項目評審取得相應積分,積分可通過公司積分兌換平臺兌換員工公休假、業務培訓、實物商品和虛擬權益等。在專用評標室評審時,PMS可自動識別專家身份、專家評審項目名稱、評審時長等信息,系統與LIS系統對接,實現自動計算專家積分。參加集團公司和其他運營商的評審項目,專家還可以通過LIS線上自助提交評審證明,經評審專家管理員審核后,即可獲得相應評審積分。專家積分系統和積分兌換平臺的使用,極大地激發了評審專家參與項目評審的積極性,評審活躍度明顯提升。

      4.加強考核落實退出機制

      按年度定期開展評審專家資格認證繼續教育,對存量評審專家,在公司OA系統上向全省專家推送專家資格認證繼續教育學習資料,學習完成后進行在線考試,考試通過后方能保留專家資格。未通過者可申請一次補考,補考不通過的取消專家資格清理出庫。專家評審紀律管理方面,使用開評標視頻監控系統自動收集專家在評標過程中遲到、早退、中途多次離場等情況,系統對評審現場發現的不合規現象進行告警,將警告信息同時推送公司專家管理員,違規次數達到一定數量暫停專家資格,情節嚴重的按照公司評審專家管理辦法從專家庫予以清退。

      (二)招標代理機構管理

      招標代理機構參與采購全流程80%以上的工作,在全風險管控體系中,有16個風險點,風險指數為“強風險”,在流程外風險中占比最大,是流程外風險管控的重中之重。為此,公司從增強智慧化水平、增強協同能力和強化考核落地等三個方面入手,推動招標代理機構的合規操作、高效協同,降低招標代理管理風險,保障和支撐采購活動高效運行。

      1.增強智慧化能力

      開發和應用公司自行研發的智能化輔助開標工具,實現開標大會全程語音智能化主持、自動化唱標,極大地減少了人為失誤,提升了開標效率,降低了開標現場由于人為原因造成的風險。開發和使用結構化采購方案、結構化采購文件輔助編制工具,在提高采購方案、采購文件編制效率的同時,徹底根治了采購文件與采購方案內容不一致等采購工作中常見和多發頑疾,招標代理機構采購合規方面的風險得到了有效管控。

      2.增強協同能力

      定期組織招標代理機構召開采購業務溝通和案例分析會,通報代理機構近期工作中發現的問題,開展典型案例分析和最新法規、政策學習,在采購實踐中不斷提升整體業務水平。2020年至今組織召開采購代理溝通會10次。組織舉辦采購與招標知識大賽,公司采購人員與代理機構人員聯合組隊參賽,進一步提升招標代理人員業務技能,強化采購經理與代理機構人員的協同,不斷增強采購風險的主動防范能力。同時,公司開展代理機構從業人員全員認證工作,招標代理機構駐場業務人員全部實行持證上崗,為采購活動規范高效奠定了基礎。

      3.加強閉環管理

      進一步厘清代理機構與公司采購經理的分工邊界,強化采購經理對代理機構的現場管理,制訂下發公司《采購實施現場管理規范》,避免采購實施現場管理中發生的風險。使用信息化手段,推進“項目考核+季度考核”的雙重考核機制,對招標代理工作質量開展實時評價和周期性評價。招標代理機構發生不合規行為或違約情況時,嚴格合同約定和考核結果,對代理機構采取獎勵或扣減份額、扣除履約保證金、暫停業務委托直至終止合同等處罰措施,有力地防范了招標代理機構帶來的各種風險。

      (三)供應商管理

      供應商是采購活動另外一個重要參與者,對供應商的風險管理成效直接影響著采購效率和采購質量,對公司生產經營活動影響重大。在供應商管理方面,公司秉承管服結合的原則,通過線上線下協同,構建創新型的供應商管理機制,實現供應商多維度協同,踐行全過程風險管理。

      1.增強供應商過程管控能力

      全面應用圍標串標分析功能。積極推廣使用信息化系統,全面應用集團公司大數據平臺對投標文件進行圍標串標分析。2020年以來,已對近300個公開類采購項目進行了數據分析,在20多個項目中發現疑似問題,7個項目最終被認定為多個供應商圍標串標。該功能的全面應用,極大地震懾了不法供應商,防范了供應商圍標串標風險,良性健康供應鏈生態逐步形成。

      供應商負面行為實現信息化管理。根據公司《供應商管理辦法》規定,對供應商的負面行為進行分級,按照負面行為等級進行差異化管理。管理手段包括列入負面行為供應商名單、不退還投標保證金、在中國移動通信集團采購招標網上進行公示、禁止參與公司項目一至三年等措施。在LIS系統中增加供應商圍標串標、無故放棄中標等負面行為管理功能,建立供應商負面行為從發現、認定、審批、公示、應用的全流程信息化管理體系。打通LIS與PMS接口,將LIS系統負面行為清單實時傳送至PMS系統。在PMS輔助評審過程中對投標供應商負面行為進行自動核查,識別供應商負面行為信息,避免人為疏漏造成不良供應商進入評審端,提升評審效率和質量。

      開展供應商分級管理。為進一步提高集中采購供應商管理水平,公司建立起了供應商評價和激勵機制,開展了供應商分級管理,推動供應商管理向雙贏模式轉型。公司選定試點產品,對多個產品的供應商進行了綜合評估,根據評估結果對供應商進行分級。綜合評估指標體系由“日常履約”“合作規?!薄柏攧諏嵙Α钡饶K組成。供應商分級最終輸出的成果符合該產品供應商的實際情況,達到預期管理效果。后期將根據供應商等級不同,開展減免投標保證金、履約保證金等差異性管理舉措,推動供應商良性閉環管理。

      2.增強支撐服務能力

      定期開展供應商接待日活動。邀請合作供應商及潛在供應商參加,進行面對面的溝通和交流,開展深度合作,推動實現多方共贏。2020年以來已成功舉辦3次供應商接待日活動,供應商定期溝通機制全面落地。

      定期組織供應商“去項目化”培訓。2019年起,公司每年一次定期組織供應商開展“去項目化”培訓,所謂“去項目化”培訓是指與具體項目無關,針對供應商投標和中標后合作流程和注意事項進行培訓。受疫情影響,2020年、2021年的供應商培訓采取遠程視頻會議形式進行。培訓針對投標過程中常見熱點、焦點問題進行深入分析和講解,消除溝通壁壘,提高協同效率,縮短回款周期,努力打造綠色健康、合作共贏的供應鏈新生態。 

      發揮微信公眾號的作用。充分利用“陜西采購服務平臺供應商平臺”微信公眾號,暢通信息溝通渠道,發布供應商關注的公司采購動態和采購項目信息。通過公眾號開展調查問卷,及時了解和掌握供應商需求,不斷向供應商提供豐富實用的資訊信息,推行公開化采購,最大可能地防止由于溝通不暢產生的質疑和投訴風險。

      3.強化供應商信息化協同能力

      公司供應鏈系統已于2020年4月實現了與華為公司信息化系統對接,目前華為公司的采購訂單已全面實現電子簽章,訂單流轉雙方全程可視,供應商信息化協同能力不斷增強。對于其他有意向進行信息化協同的供應商,可通過公司供應商B2B門戶實現采購訂單確認、接收和電子簽章等功能。后期還將實現供應商自助發起結算報賬等功能,進一步增強信息化協同能力。供應鏈系統協同在大大縮短訂單簽署周期的同時,合同、訂單簽署過程中的風險也得到了有效地管控。

      (四)檢測機構管理

      檢測機構是采購產品質量管理的守護者,對保障公司通信網絡質量、業務發展作用舉足輕重。針對產品質量檢測機構特點,公司采用深化協同、強化過程管控、推行A、B樣送檢等手段開展質量檢測全過程管控,推動全流程風險管理體系在質量檢測工作中全面落地。

      在協同方面,與合作檢測機構簽署廉潔承諾書,不定期派駐質量檢測員前往合作檢測機構對檢測過程進行監控,后期考慮安裝視頻監控設備進行遠程實施監督。中國移動西北大區物流中心由公司管理,公司與專業檢測機構合作建立聯合質檢實驗室。目前實驗室已擁有檢測儀器儀表近20種,可以測試指標100多個,覆蓋20余類產品。在檢測產品送檢監督方面,推行樣品寄送前封樣拍照留存,檢測機構收到樣品后雙方對比確認,防止掉包。全面推行同一批次產品A、B樣送檢,對于結果不一致的產品進行對比分析,給質量檢測加上了“雙保險”。應用“云抽檢”方案,使用“光感追貨寶”“藍葑”等信息化工具,實現樣品在途可管可控,徹底杜絕了送檢樣品送檢途中的掉包風險。



      采購流程外風險管控展望


      未來,公司還將不斷強化采購流程外風險管控能力,運用新技術、新方法、新手段,深入開展采購風險防控工作,筑牢流程外風險防控的籬笆。在評審專家管理方面,優化和改進專家評審過程違規行為、違規語音智能警示系統,實現在線化、智慧化監督管理,有效防控專家評審過程中違規風險;在代理機構管理方面,引入專業審計機構開展代理機構代理業務專項審計,重點對代理業務流程中供應商報名、開評標現場管理、代理費用收取、評標費發放等高風險環節開展風險管理審計,對代理機構涉及業務風險進行有效管控;在供應商管理方面,明確供應商分級標準、分級流程,完善激勵措施,同時深入推動供應商負面行為管理措施落地,震懾不良供應商,凈化營商環境;在檢測機構管理方面,建設可視化的質量檢測管理平臺,對自建和第三方檢測機構的檢測過程、檢測結果進行統一管理,不斷完善檢測風險防控手段。


      作者:程建寧

      作者單位:中國移動通信集團陜西有限公司


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